Je werk overdragen via een instructie

http://www.telegraaf.nl/gezondheid/24791235/__Eerste_geval_van_griep__.html

Het is weer zover: de griep heeft ons land bereikt. Ook jij kunt erdoor getroffen worden, waardoor je onverwachts een tijdje niet kunt werken. Ik wens het je natuurlijk niet toe! Maar als je weet dat je collega’s jouw vaste taken overnemen, kun je het werk tenminste loslaten als dat een keertje nodig is. Denk hierbij aan taken die steeds terugkomen, zoals betalingen verrichten, berichten op de website plaatsen, et cetera. Als je deze taken vastlegt in een instructie, kan een collega ze uitvoeren in jouw plaats.

Waar moet je op letten als je zo’n instructie schrijft?

  1. Bedenk allereerst wie jouw instructie gaat gebruiken. Het doel is dat je collega deze taak zo zelfstandig mogelijk kan uitvoeren. Wat weet diegene al over deze taak en wat nog niet?

  2. Schrijf een korte inleiding: over welke taak hebben we het? Hoe past die in het grotere geheel? En welke hulpmiddelen of informatie heeft je collega nodig om ermee te kunnen beginnen?

  3. Beschrijf dan de eigenlijke taak: welke stappen moet je collega achtereenvolgens nemen om de taak te voltooien? Nummer deze stappen. Een manier om te zorgen dat je niets vergeet, is zelf de complete taak doorlopen en per stap noteren wat je doet.

  4. Gebruik illustraties, zoals foto’s of schermafbeeldingen. Doe dit alleen als de illustraties echt iets toevoegen, dus als ze zinvol zijn én duidelijk. Een schermafbeelding maak je door de toets Printscreen in te drukken (of Alt + Printscreen voor alleen het actieve venster) en vervolgens met Ctrl + V in je document te plakken. Het Windows Knipprogramma is ook erg handig.

  5. Gebruik een actieve, concrete schrijfstijl. Gebruik de gebiedende wijs (bijv. “klik in het menu op Invoegen”). Beschrijf de stappen zo concreet mogelijk. En houd het kort, geef geen overbodige informatie.

  6. Zorg voor een duidelijke opmaak. Als je menu-items of schermtitels noemt, maak ze dan vetgedrukt. Dit geeft de lezer een gevoel van herkenning en bevestiging dat hij op de juiste weg is.

  7. Vraag een collega om je instructie te testen. Dingen die jij vanzelfsprekend vindt, zijn voor de ander misschien onduidelijk. Verwerk alle opmerkingen die uit de test naar voren zijn gekomen.

  8. Plaats je instructie op een plek waar je collega’s altijd bij kunnen en informeer hen.

Kan ik helpen om jouw kennis vast te leggen in heldere instructies? Bel of mail voor een afspraak.